Una inspección de trabajo puede terminar en nada o en un acta con sanción y liquidación de cuotas de varios años. La diferencia rara vez está en lo que la empresa hace el día de la visita: está en cómo llega a ella y en cómo responde después. Aquí va lo esencial para una empresa de Sevilla que recibe una citación o una visita.
Cómo llega la inspección
Puede llegar de tres formas: por una visita sin previo aviso al centro de trabajo, por una citación para comparecer en las oficinas de la Inspección con documentación, o por un requerimiento escrito. La Inspección actúa por campañas planificadas (registro de jornada, contratación temporal, falsos autónomos, prevención de riesgos) o por denuncia, normalmente de un trabajador o extrabajador. La denuncia es confidencial: la empresa no tiene derecho a conocer quién la ha presentado.
Los inspectores pueden entrar libremente y sin aviso en cualquier centro de trabajo, examinar documentación y entrevistar a los trabajadores a solas (artículo 13 de la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social). Obstaculizar la actuación es en sí mismo una infracción grave.
Antes: lo que se puede preparar
La mayor parte de las actas se levantan por documentación que no existe o no cuadra, no por interpretaciones jurídicas discutibles. Lo que la Inspección pide casi siempre: contratos y comunicaciones al SEPE, nóminas y recibos de salario, documentos de cotización, el registro diario de jornada de cada trabajador (obligatorio para todas las empresas, artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), el calendario laboral, la evaluación de riesgos y la planificación preventiva, la formación en prevención, el reconocimiento médico ofrecido, y, en empresas de cincuenta o más trabajadores, el plan de igualdad y el registro retributivo.
Una revisión previa de esa documentación con un abogado laboralista permite detectar lo que falta y corregirlo antes. Lo que se regulariza antes de la visita no es sancionable; lo que se descubre durante la visita, sí.
Durante: cómo comportarse
Atender al inspector con corrección y pedir su acreditación. Facilitar lo que solicita, sin entregar más de lo pedido ni improvisar explicaciones: lo que se dice en la visita queda en la diligencia y vincula. No impedir las entrevistas con los trabajadores. Y designar a una persona de contacto, que puede ser el abogado o asesor de la empresa, para el resto del procedimiento. La empresa tiene derecho a comparecer asistida por quien designe.
Si se trata de una citación a comparecer, se puede solicitar un aplazamiento razonable para reunir la documentación, y es aconsejable acudir acompañado del asesor.
Después: actas, alegaciones y plazos
La actuación puede terminar con un requerimiento (subsanar algo en un plazo, sin sanción), con un acta de infracción (propuesta de sanción conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) o con un acta de liquidación (cuotas de Seguridad Social no ingresadas, con recargo). Las tres tienen respuesta, y el plazo es corto: quince días hábiles para presentar alegaciones al acta desde su notificación. Después cabe recurso de alzada contra la resolución, en el plazo de un mes, y finalmente la vía contencioso-administrativa.
Las alegaciones son el momento decisivo. El acta goza de presunción de certeza sobre los hechos que el inspector ha comprobado directamente, pero no sobre sus valoraciones jurídicas ni sobre lo que no ha visto. Un escrito de alegaciones bien planteado, con prueba documental, reduce o anula muchas sanciones. Un escrito genérico, ninguna.
Cómo lo trabajo con las empresas
Llevo más de 26 años asesorando a empresas en Sevilla ante la Inspección de Trabajo, en las tres fases: revisión preventiva de la documentación, asistencia en la visita o comparecencia, y alegaciones y recursos frente a las actas. Y como también defiendo a trabajadores, sé exactamente qué motiva las denuncias y qué busca la Inspección cuando llega. Si tu empresa ha recibido una citación o un acta, el plazo de quince días corre desde la notificación: es el momento de llamar, no después.
Servicio relacionado: Asesoría laboral para empresas.
Autor: José Antonio López Domínguez, abogado laboralista en Sevilla.
Preguntas frecuentes
Sí. Los inspectores pueden entrar libremente y sin previo aviso en cualquier centro de trabajo, en cualquier momento, y entrevistar a los trabajadores sin presencia de la empresa.
No. La denuncia es confidencial y la Inspección no revela la identidad del denunciante.
Quince días hábiles desde la notificación para presentar alegaciones. Contra la resolución que se dicte cabe recurso de alzada en el plazo de un mes.
Contratos, nóminas, documentos de cotización, registro diario de jornada, calendario laboral y la documentación de prevención de riesgos. En empresas de cincuenta o más trabajadores, además, plan de igualdad y registro retributivo.
Sí. Lo que se declara en la comparecencia queda documentado y vincula a la empresa. Ir asistido evita explicaciones improvisadas que después es imposible retirar.
